Maatwerk CRM voor Stichting Erfgoed Gelderland

Stichting Erfgoed Gelderland vormt een rots in de branding voor de erfgoedsector in Gelderland. De stichting ondersteunt bij het duurzaam beheren van collecties, werkt aan het behoud van waardevolle kunst en stimuleert onderlinge samenwerking tussen de leden. Het relatiebestand van Stichting Erfgoed Gelderland is zeer divers. Naast de meer dan 200 aangesloten organisaties, van musea en monumenten tot erfgoedcentra en bibliotheken, bevat het ook gegevens van honderden vrijwilligers en donateurs. Het beheer van deze diverse groep organisaties en contactpersonen vraagt veel van een CRM systeem. Het oude systeem was al een tijd niet meer toereikend.

De zoektocht naar een flexibel CRM systeem
Standaard CRM systemen bleken vaak niet goed om te kunnen gaan met de grote diversiteit en gelaagdheid van het relatiebestand. Vaak is er ruimte voor organisaties en contactpersonen, maar wat als een organisatie eigenlijk bestaat uit een reeks van gelaagde organisaties? Wat als een contactpersoon actief is in drie verschillende organisaties? Uit de uitgebreide verkenning van Stichting Erfgoed Gelderland bleek dat de meeste CRM systemen onvoldoende met hun specifieke behoefte kunnen omgaan.

Vanuit een positieve ervaring bij het bouwen van een maatwerksoftware voor cultureel centrum Rozet in Arnhem is T100 gevraagd om mee te denken over een CRM oplossing voor Stichting Erfgoed Gelderland. Samen met de interne betrokkenen is de behoefte in kaart gebracht. Vervolgens is in een functioneel ontwerp het plan voor het systeem uitgewerkt. Toen werd de kracht van maatwerk zichtbaar, een systeem wat naadloos aansluit bij het dagelijks gebruik!

Segmentatie en koppeling met Mailchimp
Naast de diversiteit in het ledenbestand vond de stichting het belangrijk om gemakkelijk diepgaande segmentaties te kunnen maken. Niet alleen voor gebruik in ledencommunicatie, maar ook als basis voor adviseurs om hun contactmomenten mee te bepalen. Ook een directe synchronisatie met de e-mailtool Mailchimp was wenselijk, zodat het niet meer nodig was om de ledendata handmatig te updaten. In het nieuwe systeem is het mogelijk om uitgebreide segmenten uit te werken, en direct door te sturen naar de e-mailtool.

In nauwe samenwerking met de stichting is de ontwikkeling van het nieuwe CRM systeem, EGC genaamd, van start gegaan en inmiddels is het systeem met succes in gebruik genomen.